Time Blocking: Guía Definitiva Paso a Paso

 

 

Cuando se trata de reclamar cada segundo de mi día esta es la técnica de productividad personal que mas me gusta y que mas resultados inmediatos me ha permitido experimentar...

Especialmente porque reúne y se apoya en otras de mis técnicas favoritas de productividad lo que me facilita la programación y gestión de mi agenda.

 

En general, los expertos que usan este método suelen experimentar aumentos de un 50% en su productividad, sin embargo, si usas Time Blocking en conjunto con técnicas de productividad como El Pareto Extremo y la Ley de Parkinson sabrás que has descubierto un nuevo nivel.

No Te Dejes Confundir

Esta publicación no es particularmente corta ¿verdad? Y es que usar efectivamente esta técnica requiere que entiendas porque es tan poderosa, pero no te dejes confundir, una vez que obtengas el conocimiento necesario adaptarla a tu día empezará a sentirse natural rápidamente. 

1. ¿Qué Es Time Blocking?

El Time Blocking es una metodología de productividad personal enfocada en agendar tu tiempo alrededor de tus prioridades.  Esta técnica divide el día en varios bloques de tiempo a los que se le asignan tareas con el fin de saber exactamente que es lo más importante que debes hacer en cada momento del día.

Cuando usas Time Blocking es como hacer una predicción de cómo vas a llevar a cabo tus tareas y comprometerse con que suceda como dijiste.

Uno de los principales objetivos de esta técnica es el aumento del tiempo enfocado trabajando a una misma tarea sin distracciones.

El truco esta en comprometerse a estos bloques de tiempo como si tu vida dependiera de ello. Cuando estas trabajando en uno de tus bloques de tiempo, nada mas puede estar sucediendo.

Protejo mi tiempo ferozmente y sin disculpas
— Gary Keller

Beneficios de Time Blocking:

  • Optimiza el uso de recursos
  • Incrementa la concentración
  • Minimiza las distracciones
  • Evita las multitareas

En principio suena como a una técnica bastante inflexible y que requiere de gran disciplina y en parte esa es la idea. Cuando sabes que debes terminar tus actividades antes de que se acabe el tiempo designado para ella es cuando sientes la urgencia y en la mayoría de los casos es la urgencia y las limitaciones las que promueven nuestra creatividad y nuestro enfoque.

No obstante es una técnica cuyo objetivo no es el de hacer bloques inamovibles de tiempo pues en muchos de los casos no sabemos realmente cuanto nos toma llevar a cabo nuestras tareas o cuando van a aparecer circunstancias que no podemos controlar.

Más adelante te enseñaré que hacer en cada caso.

A través de la disciplina viene la libertad
— Aristóteles

2. Antes de Empezar!

Lo importante y lo urgente 

Uno de los pilares del Time Blocking es la correcta priorización de tus actividades, saber que es realmente lo más importante que debes hacer aquí y ahora.

¿Estas organizando tu agenda dependiendo de lo más urgente o de lo más importante? En muchas ocasiones lo que se siente más urgente tendemos a catalogarlo como más importante y la verdad es que no es así.

Tu sabes que es lo más importante cuando tus acciones te mueven hacia tus objetivos, hacia tu propósito y aunque lo urgente también deba llevarse a cabo, no siempre es lo primero.

Vive Por Eventos, No Por El Reloj

La gente esta acostumbrada a trabajar hasta que el reloj diga y no hasta que hayan terminado su trabajo, trabajan de acuerdo a la agenda de los demás así que cuando el reloj marca las 5pm salen de sus trabajos.

Cuando trabajas con Time Blocking la idea es alcanzar los objetivos que planteaste del día a toda costa, dejar listo lo más importante del día de hoy!

No se trata de olvidarte de tu vida de familia, se trata de reclamar cada segundo de tu día y pelear por el, evitar distracciones, reuniones innecesarias y favores que no van de la mano con tus objetivos.

¿Quieres llegar a tiempo a casa? Empieza por respetar tu tiempo y reclamar tu día desde temprano.

Duración de tu Trabajo Enfocado

 
Time Blocking con Clear Focus

Time Blocking con Clear Focus

Según el Método Pomodoro, técnica en la que se basa el Time Blocking, la duración mínima de un bloque de tiempo debe ser de 25 minutos, pues es lo suficientemente largo como para llevar a cabo trabajo significativo y de gran valor pero lo suficientemente corto como para no desgastarte.

A medida que te acostumbras a trabajar enfocadamente y sin interrupciones serás capaz de trabajar por mucho mas tiempo seguido.

Lo recomendado es que trabajes en bloques de máximo 50 minutos y descanses 10 minutos por cada uno.

Entre más tiempo trabajes seguido y sin descanso más largo será el tiempo que necesites para descansar y recuperarte. Puede que estés inmerso y trabajes 2 horas seguidas, pero necesitaras un descanso mucho más largo para recuperar tu energía mental.

 

Estimar la Duración de Tus ActividadeS

En un principio no es sencillo hacer estas estimaciones acertadamente pero entre mas lo hagas mejor te volverás sabiendo cuanto tiempo te tomara terminar una tarea.

Si estimas que una tarea se demora 2 horas en ser terminada tu bloque de tiempo será de 2 horas, dentro del cual trabajaras enfocadamente 50 minutos primero, 10 de descanso más otro bloque de 50 minutos con 10 de descanso.

Es importante que no confundas la duración de tu tiempo de trabajo enfocado con la duración de tus actividades.

Si por el contrario debes llevar a cabo una tarea que solo dura 5 o 10 minutos, trata de acumular varias de esas actividades en un solo bloque tiempo de 30 minutos.

3. Empecemos a Bloquear 

Bloquea tu tiempo libre

En su libro “The One Thing” Gary Keller dice que lo primero para lo que debes hacer tiempo es para tus descansos, tienes que hacer espacio para descansar y descansar!.

Gary dice que no puedes sostener una vida de éxito si eres negligente con tus tiempos de recreación personal.

El Time Blocking se trata de trabajar fuertemente, pero no puedes trabajar a toda máquina si no descansas y te dedicas tiempo a ti y a tus seres queridos. Es por esta razón que siempre después de un bloque enfocado de tiempo hay un pequeño bloque de descanso.

¿A qué hora del día vas a tener tu espacio personal de esparcimiento? 

Bloquea Lo Único Más Importante

 

 

¿Qué es lo más importante que debes hacer el día de hoy si o si?

Esta es la pregunta más importante de tu día. La idea es que a cada momento de tu día solo te encargues de llevar a cabo aquello que moverá hacia delante todos tus proyectos y que te deje mas cerca de cumplir tus objetivos.

Es realmente importante que te enfoques en hacer lo más importante del día en las primeras horas de la mañana pues es cuando tienes más energía y poder de voluntad tienes y evitar las horas de la tarde que suelen ser más caóticas.

Después de haber terminado tu trabajo más importante, debes preguntarte de nuevo ¿Qué es lo más importante que debo hacer en este momento? 

Time Blocking con Accomplish App

Time Blocking con Accomplish App

 

Ritual de éxito

Aunque no es un requisito exclusivo del Time Blocking, me parece vital que tengas en cuenta el tiempo para tu ritual de éxito matutino.

El ritual de éxito es una rutina a primera hora de la mañana con el objetivo de incrementar tus niveles de energía física, mental y emocional para prepararte para el resto del día.

Sigue leyendo: Cómo diseñar tu ritual de éxito personal.

Bloquea tu tiempo de planeación

¿De que otra forma vas a programar efectivamente tu día sino bloqueas el tiempo necesario para planear tu día?.

Tu tiempo de planeación suelen ser 15 minutos en la mañana en los cuales distribuyes tus bloques de tiempo y te comprometes con llevar a cabo tu planeación.

El tiempo de planeación hace parte importante de tu ritual de éxito, así que si tienes un ritual de éxito solo tienes que bloquear tu ritual y quedas listo.

Ritual de apagado

El ritual de apagado es una rutina en la que dejas claro que has terminado de trabajar el día de hoy. El objetivo es hacer una división clara entre tu vida laboral y tu vida privada así como el de conectar efectivamente tu ritual de éxito la mañana siguiente.

Sigue Leyendo: Cómo Diseñar Tu Ritual de Desconexión.

4. Bloques A Prueba De Balas

Si ya sabes como va a verse tu día, lo siguiente es empezar a asegurarse de que suceda tal y como lo planeaste, porque la verdad es que la planeación, aunque importante, es la parte más sencilla de la productividad personal, todavía tienes que poner el esfuerzo y aplicar la estrategia.

Bloquea tus distracciones

Si, tus distracciones también van a ir en un bloque de tiempo, ¿Por qué? Porque sabemos que van a suceder! Así que en vez de que aparezcan mientras trabajas, haremos todo lo posible por programarlas.

A que me refiero con distracciones?

  • Revisar tu correo electrónico (cuando llega)
  • Contestar llamadas
  • Cuando te piden favores en el trabajo
  • Mirar tus redes sociales
  • Recibir notificaciones en el celular

Todo lo que te saca de tu estado de concentración es una distracción.

Programa tiempo para tus distracciones máximo 2 veces al día, puede ser al medio día y al final de tu jornada laboral.

Aprende más sobre: Cómo gestionar tus distracciones efectivamente.

5. Toma Nota!

La retroalimentación también es importante. Así que estas preguntas pueden darte una idea sobre las cosas a las que debes poner atención para mejorar el uso de esta técnica y para aumentar tu nivel de consciencia sobre tu productividad personal.

  • ¿Qué cosas me distrajeron el día de hoy?
  • ¿Qué actividades hice más rápido de lo que pensé?
  • ¿En qué actividades me demore más de lo que pensé y por qué?

Una vez que empieces a hacerte estas preguntas frecuentemente, después vas a notar fácilmente porque te distraes o porque te demoras más o menos en ciertas tareas.

Un Recordatorio

Esta técnica de productividad comprende varios cambios de comportamiento que no son fáciles de instaurar inmediatamente, por más que lo intentes, es un nuevo hábito y como todo nuevo hábito requiere tiempo y requiere que seas estratégico con el, así que te recomiendo leer cómo diseñar hábitos que se queden.

Apps Para Time Blocking

Accomplish:

Es mi aplicación favorita para programar mis bloques de tiempo. Es bastante sencilla y aunque puede ser mejor, tiene una característica que supera las demás… me permite saber exactamente el momento en el que me encuentro y que debería estar haciendo. Es algo sencillo que hace toda la diferencia.

Accomplish tiene integración con Calendario de Google, así que puedes usar las dos y aprovechar sus mejores características al mismo tiempo.

Ah! Y fue creada por un joven de 17 años.

Clear Focus:

Clear Focus es la aplicación que uso para controlar el tiempo que trabajo enfocadamente. Me permite configurar el tiempo que deseo trabajar y un descanso después de trabajar.

Esta aplicación es solo una de las muchas que funciona para utilizar efectivamente El Método Pomodoro. (Solo tienes que buscar Pomodoro ya sea en tu teléfono Android o Apple y aparecerán varias aplicaciones… entre más sencilla y simple de usar mejor.)

Calendario de Google:

La aplicación de Calendario de Google también tiene todo lo que necesitas. Aunque no suelo usarla personalmente, es muy común el uso de esta aplicación para trabajar con Time Blocking.

¿Qué es lo más importante que vas a bloquear? Comenta!